BRF upphandla hantverkare – så gör styrelsen en trygg upphandling

Utgå från underhållsplanen

En aktuell underhållsplan visar vilka åtgärder som behövs de kommande åren och vad de ungefär beräknas kosta. Den hjälper styrelsen att prioritera och planera ekonomin, så att större projekt som takbyte, fasadrenovering eller stambyte inte kommer som en överraskning. Uppdatera planen efter varje större åtgärd.

Skilj också på föreningens och medlemmarnas ansvar. Det som enligt stadgarna är medlemmarnas inre underhåll ska normalt inte upphandlas av föreningen, och tvärtom. Vid stambyte eller renovering av balkonger berörs ofta båda, och då behöver gränsdragningen vara tydlig redan i förfrågningsunderlaget.

Ta fram ett tydligt förfrågningsunderlag

Ett bra förfrågningsunderlag gör offerterna jämförbara. Det bör innehålla:

• En beskrivning av arbetet och omfattningen, gärna med ritningar och bilder.
• Krav på material, utförande och branschregler, till exempel Säker Vatten, GVK eller BBV.
• Önskad tidsplan och förutsättningar på plats, som tillgång till el, vatten och upplag.
• Krav på företaget: F-skatt, ansvarsförsäkring, referenser och relevanta behörigheter.
• Vilka avtalsvillkor som ska gälla och hur tilläggsarbeten ska hanteras.

Vid större eller komplexa projekt kan det vara klokt att ta hjälp av en byggkonsult eller projektledare för att ta fram underlaget och följa upp arbetet.

Begär flera offerter och jämför

Begär offerter från flera företag på samma underlag. Jämför inte bara pris utan också vad som ingår, tidsplan, garantier, organisation och referenser. Kontrollera att företaget har F-skatt, är momsregistrerat och har ansvarsförsäkring. Dokumentera hur beslutet fattades, så att styrelsen kan redovisa det för medlemmarna och revisorn.

Var uppmärksamma på jäv: en styrelseledamot som har intressen i ett av de offererande företagen ska inte delta i beslutet. För mindre löpande jobb, som målning av trapphus, byte av belysning, VVS-service eller städning av gemensamma utrymmen, kan det räcka med en enklare förfrågan, men även då lönar det sig att jämföra flera offerter.

Avtal: AB 04 och ABT 06

Mellan näringsidkare används ofta standardavtalen AB 04 för utförandeentreprenad och ABT 06 för totalentreprenad. De reglerar bland annat ansvar, garantitid, besiktning, ändringar och tillägg. Nya versioner av standardavtalen har tagits fram, så stäm av med er rådgivare vilken version som är lämplig. Eftersom föreningen inte är konsument gäller inte konsumenttjänstlagen, vilket gör ett genomtänkt skriftligt avtal ännu viktigare.

Var tydliga med betalplan, eventuell säkerhet från entreprenören och hur ändringar och tilläggsarbeten ska godkännas. Ange också vem som är föreningens ombud gentemot entreprenören och vem som får beställa ändringar, så att det inte uppstår oklarheter om vad som har beställts och av vem.

Besiktning och garanti

Vid större entreprenader görs normalt en slutbesiktning av en oberoende besiktningsman, och senare en garantibesiktning. Fel som noteras ska åtgärdas innan arbetet godkänns. Spara alla protokoll, intyg och relationshandlingar, de behövs för framtida underhåll och vid fel under garantitiden.

Lägg in garantibesiktningen i styrelsens kalender så att den inte glöms bort vid ett styrelsebyte, och för in genomförda åtgärder i underhållsplanen.

Under arbetet: byggmöten och uppföljning

Utse en kontaktperson i styrelsen eller en extern projektledare som håller i kontakten med entreprenören. Regelbundna byggmöten med protokoll gör det lättare att följa tidsplan, kvalitet och ekonomi. Ändringar och tilläggsarbeten ska godkännas skriftligt med pris innan de utförs, och fakturor bör stämmas av mot avtal och betalplan innan de attesteras.

Vanliga misstag vid upphandling

• Ett för tunt förfrågningsunderlag som ger offerter som inte går att jämföra.
• Att bara välja lägsta pris utan att se på referenser och vad som ingår.
• Att inte kontrollera F-skatt, försäkring och behörigheter.
• Att godkänna tillägg muntligt.
• Att informera medlemmarna för sent.

Informera medlemmarna

Tidig och tydlig information minskar oro och klagomål. Berätta vad som ska göras, varför, när och hur det påverkar medlemmarna, till exempel avstängt vatten, buller eller tillträde till lägenheterna. Vissa större åtgärder, som ombyggnader som påverkar medlemmarnas lägenheter, kan kräva beslut på föreningsstämma enligt stadgarna och bostadsrättslagen. Kontrollera stadgarna och ta hjälp av juridisk rådgivning vid osäkerhet.

ROT och föreningens arbeten

Föreningen är en juridisk person och kan därför inte få ROT-avdrag för arbeten den beställer. Det gäller till exempel stambyte, fasadrenovering och takbyte. Medlemmarna kan däremot få ROT-avdrag för arbeten de själva beställer och betalar i sin egen lägenhet.

Lägg ut föreningens jobb på Fixtorget

Föreningar kan lägga ut jobb på Fixtorget under fliken "BRF / förening". När ni anger organisationsnumret hämtas föreningens uppgifter automatiskt. Upp till fyra granskade företag kan kontakta er, och ni ser direkt vilka företag som har märket Verifierat av Fixtorget och Ansvarsförsäkring. Kostnadsspecifikationer och tillägg samlas i portalen, vilket underlättar redovisningen till medlemmar och revisor.

Vanliga frågor