Kontorsstädning: avtal, pris och vad företaget ska tänka på

Vad innebär kontorsstädning?

Kontorsstädning är löpande städning av lokaler som kontor, butiker, mottagningar och gemensamma ytor. Den görs oftast enligt ett schema, till exempel dagligen, några gånger i veckan eller varannan vecka. Utöver den löpande städningen kan avtalet omfatta periodiska insatser.

• Löpande: tömning av papperskorgar, dammsugning, golvtorkning, avtorkning av skrivbord och kontaktytor
• Pentry och kök: diskbänk, kaffemaskin, kyl och mikrovågsugn
• Toaletter: rengöring, påfyllning av papper och tvål
• Periodiskt: fönsterputs, golvvård, rengöring av textilmöbler och storstädning

Vad påverkar priset?

Priset för kontorsstädning beräknas oftast som ett fast månadspris utifrån yta och frekvens, eller som ett timpris. Be om offert från flera företag och utgå från samma underlag. Det som påverkar mest är:

• Lokalens storlek och planlösning, till exempel öppet landskap eller många små rum
• Antal toaletter, pentryn och mötesrum
• Städfrekvens och om städningen sker under eller efter kontorstid
• Golvmaterial och behov av golvvård
• Om förbrukningsmaterial som papper och tvål ingår
• Avtalstid och om periodiska insatser ingår i månadspriset

Eftersom det är en tjänst mellan företag anges priser ofta exklusive moms. Kontrollera alltid om ett pris är med eller utan moms när du jämför.

Moms och skatt – inget RUT-avdrag

RUT-avdraget gäller bara privatpersoners hushållsnära tjänster i bostaden. Kontorsstädning åt ett företag ger därför inget RUT-avdrag. Städtjänster faktureras normalt med 25 % moms, som ett momsregistrerat företag kan dra av enligt de vanliga reglerna.

Kontrollera att städföretaget har F-skatt och är momsregistrerat. Har det inte F-skatt kan ni som köpare bli skyldiga att göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter. Du kan kontrollera uppgifterna hos Skatteverket.

Vad ska städavtalet innehålla?

En tydlig kravspecifikation är grunden för ett bra avtal. Skriv ner vad som ska göras, var och hur ofta. Avtalet bör minst innehålla:

• Kravspecifikation per rum eller zon med frekvens för varje moment
• Pris, prisjustering (till exempel årlig indexuppräkning) och vad som ingår
• Avtalstid, uppsägningstid och hur avtalet förlängs
• Hur kvaliteten följs upp, till exempel regelbundna kvalitetsronder
• Hur avvikelser och klagomål hanteras och inom vilken tid de åtgärdas
• Ansvar och försäkring vid skador på egendom
• Rutiner för nycklar, passerkort, larm och sekretess
• Vad som gäller vid tilläggsbeställningar, som extra storstädning

Var särskilt uppmärksam på uppsägningstiden och om avtalet förlängs automatiskt. Mellan företag gäller i stor utsträckning det ni har avtalat, och konsumentskyddet i konsumenttjänstlagen gäller inte.

Säkerhet och sekretess

Städpersonal får ofta tillgång till lokalerna när ingen annan är där. Det ställer krav på rutiner. Fråga hur företaget hanterar nycklar och larmkoder, om personalen är densamma från gång till gång, och hur de agerar om de hittar känsliga dokument eller upplåsta datorer.

Har ni krav på tystnadsplikt, bakgrundskontroll eller särskild säkerhetsklassning bör det framgå av avtalet. Fråga också vilka kemikalier som används och om de har säkerhetsdatablad tillgängliga.

Frågor att ställa innan ni väljer

• Har ni F-skatt, momsregistrering och ansvarsförsäkring?
• Har ni erfarenhet av lokaler av vår typ och storlek?
• Vem är vår kontaktperson och hur snabbt svarar ni på avvikelser?
• Hur ser ni till att personalen är introducerad och har rätt arbetsvillkor?
• Hur hanterar ni sjukdom och semester så att städningen ändå blir gjord?
• Kan vi börja med en provperiod?

Vanliga misstag

Det vanligaste misstaget är en otydlig kravspecifikation, vilket gör offerterna svåra att jämföra och ger diskussioner i efterhand. Andra misstag är att välja lägsta pris utan att kontrollera vad som ingår, att missa en lång uppsägningstid eller automatisk förlängning, och att inte följa upp kvaliteten regelbundet. Planera också in periodiska insatser, annars blir de ofta aldrig gjorda.

Hitta städföretag via Fixtorget

Ni kan beskriva era lokaler och era behov gratis på Fixtorget. Upp till fyra granskade företag kan höra av sig. Fixtorget kontrollerar organisationsnummer, F-skatt och momsregistrering när företagen ansluter, och i profilen ser ni om försäkringsbevis har granskats. Pris och omfattning kan bekräftas i en kostnadsspecifikation i portalen.

Vanliga frågor