Kontorsflytt: planering, offert och checklista för företag

Vad innebär en kontorsflytt?

En kontorsflytt omfattar mer än att bära möbler. Ofta ingår packning av arbetsplatser och arkiv, nedmontering och montering av möbler, flytt av IT-utrustning, hantering av tunga föremål som kassaskåp och ibland bortforsling av möbler som inte ska följa med.

Flyttföretag som arbetar med kontor erbjuder ofta särskilda flyttlådor eller backar, märksystem per arbetsplats och möjlighet att flytta på kvällar och helger, så att verksamheten kan fortsätta.

Planering steg för steg

Börja planera i god tid. En stor flytt kan behöva flera månaders förberedelse. Ett grundläggande upplägg:

• Utse en ansvarig projektledare internt och informera personalen tidigt
• Kontrollera uppsägningstiden på nuvarande lokal och villkoren för återställning
• Gör en inventering av vad som ska flyttas, säljas, återvinnas eller slängas
• Ta fram en ritning över den nya lokalen med placering av varje arbetsplats
• Planera IT, internet och telefoni så att allt fungerar dag ett
• Begär offerter med samma underlag och besiktning på plats
• Boka hiss, lastzon och eventuellt tillstånd för parkering på gatan
• Planera städning av den gamla lokalen inför överlämnandet

Vad påverkar priset?

Priset beror på omfattning, avstånd och hur mycket tjänster ni köper till. Be alltid om offert efter en besiktning. Viktiga faktorer:

• Antal arbetsplatser, mängd möbler och arkiv
• Bärsträckor, våningar, hissar och lastmöjligheter i båda lokalerna
• Avstånd mellan lokalerna
• Om packning, montering och IT-hantering ingår
• Tidpunkt – kväll och helg kan kosta mer
• Tunga eller ömtåliga föremål som kassaskåp, servrar och konst
• Bortforsling och eventuell magasinering

Mellan företag anges priser ofta exklusive moms, så kontrollera alltid hur priset är angivet.

Skatt, moms och försäkring

En kontorsflytt åt ett företag ger inget RUT-avdrag, eftersom RUT bara gäller privatpersoners hushållsnära tjänster. Flyttjänster faktureras normalt med moms. Kontrollera att flyttföretaget har F-skatt och är momsregistrerat.

Fråga hur flyttföretagets ansvar och försäkring fungerar om något skadas eller försvinner. Ansvaret vid flytt mellan företag styrs i stor utsträckning av avtalet och de villkor flyttföretaget använder. Se också över ert eget företags försäkring och om den täcker egendom under transport. Värdefull eller känslig utrustning kan behöva särskild försäkring.

IT-utrustning och dokument

IT är ofta den mest kritiska delen. Säkerhetskopiera data innan flytten, märk upp alla kablar och bestäm vem som kopplar ned och upp utrustningen – flyttföretaget, er IT-leverantör eller egen personal.

Dokument med personuppgifter eller affärshemligheter ska hanteras så att de inte hamnar i fel händer. Använd låsbara backar och kom överens om hur dokument som ska kasseras förstörs på ett säkert sätt.

Vad ska offerten innehålla?

• Detaljerad omfattning: packning, transport, montering, IT och bortforsling
• Antal personer, fordon och beräknad tid
• Fast pris eller timpris samt vad som debiteras som tillägg
• Ansvar och försäkring samt maxbelopp vid skada
• Tidsplan, inklusive kvälls- och helgarbete
• Avbokningsvillkor och vad som händer vid förseningar

Vanliga misstag

Vanliga misstag är att börja planera för sent, att inte besöka den nya lokalen med flyttföretaget, att glömma att boka hiss och lastplats, och att underskatta tiden för IT-installation. Många glömmer också att räkna med återställning och städning av den gamla lokalen, som ofta krävs enligt hyresavtalet. Ett annat vanligt misstag är att inte rensa före flytten – allt som inte flyttas med sparar tid och pengar, och gamla möbler kan ofta säljas eller skänkas i stället för att följa med.

Kontorsflytt via Fixtorget

Ni kan beskriva er flytt gratis på Fixtorget och få kontakt med upp till fyra granskade flyttföretag. Fixtorget kontrollerar organisationsnummer, F-skatt och momsregistrering, och i profilen syns om försäkringsbevis har granskats. Omfattning och pris kan bekräftas i en kostnadsspecifikation, och ändringar läggs till via en tilläggsspecifikation.

Vanliga frågor